- Por Adilson Teixeira e Camila Portes Cerimonial

HUUM TAREFINHA DIFÍCIL HEIN!

       Sabe aquela coisa que te cansa antes mesmo de você começar? Pois é! A Lista de Convidados tem esse poder sobre nós. Tirando o FATO de que a noiva sempre tenta comer boa parte da lista do noivo Hahaha Aqui vão algumas dicas valiosas que podem facilitar a vida de vocês nesse momento crucial.

       Antes de começarmos lembre-se do seguinte... Parentes e “amigos” brotarão da terra nessa época então inicie sua lista tendo duas coisas em mente:

*VAMOS AGRADAR TODO MUNDO(impossível)

**VAMOS DESAGRADAR ALGUNS(talvez)

VAMOS LÁ!?

1 – ESTABELEÇA UM ORÇAMENTO

        Casamento se calcula "por pessoa". Não é só o buffet que se paga por pessoa. Quando você pensa no doce, na lembrança, na quantidade de arranjos, no tamanho da equipe de cerimonial(por exemplo), todos são calculados por quantidade de convidados. Por isso é importante montar um orçamento, ele cria na sua mente um valor realista a investir(ex. meu orçamento será de 50mil), dentro desse valor você sabe se poderá ter 100 ou 300 convidados. Alugar uma casa de festa mais simples ou mais sofisticada.

2 – DEFINA UMA QUANTIDADE

        Essa não deveria ser a primeira? Talvez! Mas se você já estabeleceu um orçamento, agora você já sabe se pode convidar 100 ou 300 pessoas.

Alguns noivos preferem trocar a ordem e definir a quantidade de convidados antes do orçamento. Ok! Isso não será um problema se você tem um orçamento flexível e o dinheiro não é a sua maior preocupação.

Acontece que: se PRIMEIRO você determina que seu casamento terá 200 convidados e DEPOIS determina um orçamento total de ****(por exemplo), muito provavelmente aquele sonho de casar num local lindo e super requisitado ou ter o fotografo mais top da cidade ficarão inviáveis.

Assim como O CONTRÁRIO TAMBÉM É VERDADEIRO: determinar antes um orçamento de ****, casar num local lindo e super requisitado ou ter o fotografo mais top da cidade ficam mais acessíveis se você ajustar o tamanho da sua lista de convidados.

3 – CRIE UMA MARGEM DE EXCEDENTES

        Coloque uma margem de 10 a 15% a mais de convidados.

Lembre-se que infelizmente nem todos os convidados poderão comparecer e isso acontece com muita frequência, por isso é sábio ter isso em mente.

4 – DIVIDA A QUANTIDADE DE CONVIDADOS

        Agora sim a coisa começa a complicar! Porém, começa também a tomar forma e isso é bem animador.

Porque temos um casal, mas não apenas eles, temos também os pais e nessa hora fica difícil explicar para os pais que sua lista são pra “x” convidados e você não terá como ceder “y” convites para eles chamarem aqueles tios ou pessoas que vocês nem conhecem.

MAS CALMA! Há uma solução para isso caso concordem. Pensem no seguinte: 1º Seus pais e sogros  já estão sofrendo por seus filhos queridos estarem indo embora e 2º Eles tem toda uma responsabilidade social com seu casamento então sejam razoáveis e dividam sua preciosa lista com eles.

Ex: dos 100% da sua quantidade pode-se estabelecer 40% para a noiva, 40% para o noivo, 10% para pais da noiva e 10% para pais do noivo. Estes números podem variar mediante acordo entre vocês e eles.

5 – GRAU DE IMPORTÂNCIA

        É imprescindível de fato você saber quem você quer no seu casamento.

Numa época em que se paga buffet por pessoa, com quantidade de horas controladas (normalmente de 4 a 6 horas) e amizades superficiais(redes sociais principalmente) CONVIDAR POR EDUCAÇÃO JÁ NÃO CABE MAIS. Então, defina prioridades! Por exemplo, na hora de montar sua lista, divida-a em 3 grupos:

*INDISPENSÁVEIS:

        São aqueles que você não vive sem: pais, irmãos, familiares íntimos, amigos de convivência. Normalmente os participantes da cerimonia estão nesse entre eles e não há a menor possibilidade de corte;

*IMPORTANTES:

        São aqueles que você tem bastante consideração, mas havendo necessidade de corte eles poderão ser riscados da lista: parentes próximos, porém ausentes, amigos de redes sociais, pessoas de convivência no trabalho/estudo etc.

*RELEVANTES.

        São aqueles que você "chama quase que por obrigação", ou seja, se precisar cortar da lista, você vai sem medo: parentes distantes, colegas de trabalho, vizinhos etc.

DEVE-SE LEVAR EM CONTA QUE... Para algumas pessoas os colegas de trabalho são mais importantes do que familiares íntimos ou vice-versa. O importante é você entender que precisa definir “quem” são as suas prioridades.

6 – FORNECEDORES

        Não esqueça de ver se o Buffet cobra também a alimentação dos seus fornecedores(Fotógrafos, Filmakers, Cerimonial etc). Caso eles cobrem você terá de incluir os nomes de todos os Fornecedores na lista. Muitos buffets não cobram porém se cobrarem isso também pode ser negociável.

7 – ORGANIZANDO POR FAMÍLIAS

        Depois de fazer os 5 itens citados acima é hora de pensar nas FAMÍLIAS.

Não é nada aconselhável que você deixe os convidados chegarem na festa e escolherem por si aonde vão se sentar. Por isso é muito importante que já durante a montagem da lista você já defina qual família vai sentar com quem. CALMA, VOU EXPLICAR! Às vezes as mesas possuem seis cadeiras e a família convidada é de quatro pessoas. Pescou?? 😉😉

 Aqui tem um modelo simples, mas que vai te ajudar bastante. Você pode inclusive colocar no convite individual o número da mesa que a Pessoa/Família estará. Essa numeração deverá estar também com a EQUIPE DE CERIMONIAL ou pessoa responsável que estará recepcionado os convidados.Você pode solicitar ESTE MODELO de mesas ENTRE OUTROS  no meu E-Mail:contato@adilsonteixeira.comOu Aqui mesmo através do chat.

8 – CONFIRMAÇÃO DE PRESENÇA

        Agora que você tem sua lista ajustada é hora de confirmar as presenças! Essa confirmação acontece em média a 30 dias do evento. O importante na confirmação é que cada convidado seja identificado com nome e sobrenome, idade(no caso das crianças) e com informação de presença ou ausência.

Após isso ser feito já poderão contabilizar quantos "SIM" e quantos “NÃO” nós teremos.

DICA VALIOSÍSSIMA: Se você tem uma Boa Equipe de Cerimonial eles vão reduzir drasticamente  todo esse trabalho porque eles  farão isso por você.

9 – NOVO AJUSTE!

      Bem... Digamos que sua lista era de 300 convidados e após a confirmação esse número subiu para 310. O que fazer? Você deve Informar aos seus fornecedores sobre o aumento e recalcular com ele esse acréscimo de valor.

Mas e se a lista diminuiu? Se esse for o caso você pode também recalcular com os fornecedores ou incluir àquele convidado da lista de espera(esse é o caminho mais comum).

Ah Adilson, mas você não falou da lista de espera! Não falei porque ela não deveria existir. Se existe uma pessoa 'na espera' é porque você a estará convidando por educação! E casamento é muito caro e intimo para chamar por educação 😉😉.

10 – LISTA FINALIZADA

        A lista está pronta!?? Agora é só arrumar outro assunto para se preocupar. Porque depositamos tantos sonhos no nosso casamento que é impossível não se preocupar com cada detalhezinho!

O objetivo aqui é facilitar a sua vida por seguir este cronograma. Espero que tenha te ajudado bastante!

O mais importante é... APROVEITE CADA MOMENTO! Sim!... Até mesmo essa fase de pura agitação e estresse deixará boas lembranças. A maioria dos meus noivos depois do dia do Casamento dizem sentir falta dessa “correria” e “agitação”.

Então, aproveite cada novo aprendizado e laço que construir com fornecedores(para fazer um casamento SIMPLES ou LUXUOSO você emprega mais de 40 pessoas direta/indiretamente).

 Fique feliz com suas conquistas, aprenda com os erros, vibre com cada novo passo alcançado. CURTA TUDO!

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- Foto: inicial Vila Monsaraz

- Texto: Camila Portes Cerimonial

- Revisão: Adilson Teixeira